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Outsourcing bei Reisekostenabrechnung heißt üblicher Weise, daß die Reisenden wie gewohnt Formulare
benutzen und diese mit den Belegen in Umschlägen an einen Dienstleister schicken. Dort werden mit einer zentralen
Abrechnungssoftware die Daten erfasst und die Abrechnungen erstellt. Die verfahrensbedingten Prozesskosten werden
dabei nicht verändert.
Anders bei Einsatz der RKA*. Outsourcing mit RKA* heißt, die Prozesskosten durch das besondere Konzept und
durch die jahrelange Erfahrung des Dienstleisters bei der Nachbearbeitung zu senken.
Bei Benutzung der RKA* werden die fertigen, vom Mitarbeiter erstellten und genehmigten Reisekostenabrechnungen
mit den Belegen an eine zentrale Stelle geschickt. An dieser ohnehin vorhandenen Schnittstelle setzt Outsourcing mit RKA* an.
Die vom Dienstleister zu übernehmenden Aufgaben können alle oder einzelne nachfolgende Tätigkeiten umfassen.
- Postannahme, Postaufbereitung, Formalprüfungen der Abrechnungen
- Kommunikation mit den Reisenden bei Problemen
- Stichprobenprüfung (Vollprüfung nach Vorgaben)
- Anfragenbearbeitung. Fehlerbearbeitung, Einlesen der Barcodedaten.
- Erstellen der Schnittstellen-Dateien zu Gehalt, Buchhaltung, Statistik
- Datentransfer
- Vorbereitung zur Archivierung
- Optische Archivierung
- Vernichtung der Originalbelege
Outsourcing mit RKA* wird seit vielen Jahren praktiziert. Seit Mitte 1999 gibt es Erfahrung mit dem Scannen der
Belege und der Speicherung in ein optisches Archiv. Die Barcodedaten und die Images der Belege werden in einem
Arbeitsgang erfasst. Durch das Lesen der Barcodedaten ergibt sich automatisch eine Verschlagwortung nach allen im
Barcode enthaltenen Daten.
Wenn Sie die Vorteile für ein optisches Archiv für Reisekostenabrechnungen betrachten, sind neben Raumkosten für 10
Jahre Speicherung des oft umfangreichen Materials auch besonders die Kosten für Zugriffe auf ein konventionelles Archiv
zu bewerten.
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